Persondataforordningen, også kaldet GDPR (General Data Protection Regulation, GDPR), tages meget alvorligt hos Frandsen Fotografi. Det er meget vigtigt for os at understrege, at Frandsen Fotografi aldrig sælger eller udveksler dine eller dine børns personoplysninger til tredjepart! Nedenfor følger en beskrivelse af hvordan Frandsen Fotografi håndterer personlige oplysninger:

Virksomhedsoplysninger

FRANDSEN FOTOGRAFI ApS
Kronprinsessegade 54, 1. th
1306 København K
CVR 35245812

1. Hvor kommer oplysningerne fra?

Frandsen Fotografi modtager personoplysninger på to måder:

a) Frandsen Fotografi ApS kan modtage oplysninger om elever fra den skole, der selv eller via skolebestyrelsen, har bestilt os til at varetage skolefotograferingen. Oplysningerne modtages fra Tabulex, KMD eller Dansk Skoledata, alt efter hvilket administrativt system skolen benytter sig af.

b) Eller direkte fra kunden selv enten via e-mail/tlf. eller som hyppigst, ved elektronisk tilmelding foretaget via link eller scannet QR-kode som er tilgængelig via skolens forældre-intranet. Skolen informerer forældre, når tilmelding til skolefoto er åben. Når en kunde opretter sig som bruger i vores webshop, modtager vi ligeledes oplysninger om kunden herigennem.

2. Med hvilket formål behandles oplysningerne?

Oplysningerne behandles med det formål af varetage fotografering hos den skole eller institution der har bestilt Frandsen Fotografi, herunder portrætter og gruppebilleder til administrationen, samt salg af billeder til evt. interesserede forældre.

3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

Frandsen Fotografi ApS har en databehandleraftale med alle de skoler, hvor skolens administration eller skolebestyrelsen har bestilt os til at varetage skolefotografering. Igennem Frandsen Fotografis´ online tilmeldingssystem bestiller forældre produkter der nødvendiggør behandling af personoplysninger, Jf. oplysninger i det online tilmeldingssystem, gives der tilladelse til fotografering af vedkommendes barn/børn samt opbevaring af persondata.

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?

Frandsen Fotografi ApS modtager almindelige personoplysninger fra de institutioner vi servicerer, fx. id-nummer, klassetrin, navn, adresse og tlf.-nummer. I nogle tilfælde modtages oplysninger om fødselsdato, således at Frandsen Fotografi fx. kan levere studiekort til skolen/institutionen, herunder særligt gymnasier.

Efter fotografering vil Frandsen Fotografi have ”særligt følsomme oplysninger” fra de personer der har deltaget i fotograferingen, da et billede kan vise informationer om helbredsmæssige og racemæssige forhold. Læs mere om opbevaringen af data under pkt. 11.

5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?

Ja! I vores webshop informeres besøgende om behandlingen første gang der logges ind efter 25. maj 2018. Herudover informeres under menupunktet ”GDPR” i toppen af webshoppen og på hjemmesiden.

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

Ja!
Når Frandsen Fotografi ApS bestilles til at varetage skolefotografering, indebærer det levering af portrætter og gruppebilleder af elever og personale til skolens administrative systemer, som er nødvendigt for skolens daglige drift. Forudsætning for korrekt arkivering og identifikation af portrætter, samt digital levering, er at vi på forhånd modtager personlige oplysninger om de elever og medarbejdere der potentielt deltager i fotograferingen.

For at Frandsen Fotografi også kan tilbyde forældre og evt. myndige elever at købe billeder, anvendes de oplysninger der modtages via online-tilmeldingssystemet til eksekvering og fakturering af evt. bestilling(er). Dette gælder for både skoler og institutioner.

7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

Vi sletter modtagne tilmeldinger senest 12 måneder efter modtagelse. Online-bestillinger opbevares på Frandsen Fotografi’s servere. Her slettes de efter 18 måneder.

Oplysninger fra online-tilmeldingssystemet slettes i vores administrative system, når samarbejde med skolen ophører. Dette gøres for at kunne servicere skolens administration i hele samarbejdsperioden. Dog opbevares kundeoplysningerne ikke i mere end 5 år, som påkrævet af bogføringsloven.

Alle oplysninger om kunder eller elever/børn, vil straks blive slettet på anmodning af den respektive forælder/kunde.

8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

Ja. Frandsen Fotografi ApS leverer fotografering til skoler og institutioner på nogle fastsatte tidspunkter på året. Dog har vi erfaring med at kunder pga. forskellige forhold (økonomi, forglemmelser, højtider) ønsker at have mulighed for at bestille billeder året rundt, og ikke kun i en kort periode efter selve fotograferingen. Det samme gælder administrationen på skoler og institutioner, der af forskellige årsager, ønsker assistance med billeder der førhen er taget af elever og medarbejdere.

9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?

Frandsen Fotografi ApS kan ikke stå inde for at oplysninger modtaget fra skoler er ajourførte og korrekte. Til gengæld vil alle kunder have mulighed for, at skrive deres personoplysninger i vores online-tilmeldingssystem samt i vores webshop, hvorefter personoplysningerne må formodes at være korrekte og ajourførte.

10. Hvem har adgang til oplysningerne?

Frandsen Fotografi ApS’s ansatte, såsom fotografer, billedbehandlere og administrativt personale. Portrætter og klassebilleder leveres til de respektive skoler, som led i den aftale der er indgået mellem Frandsen Fotografi og skolerne.

11. Hvor lagres personoplysningerne?

Online-tilmeldinger og oplysninger modtaget fra kunder, herunder forældre og myndige elever, samt fra skoler og evt. institutioner, lagres på servere hos Frandsen Fotografi ApS og hos vores underleverandører (Hetzner Online GmbH) i et datacenter lokaliseret i Tyskland. Vores servere opbevares i afsikret rum med stålgitter samt alarm. Frandsen Fotograf tager sikker opbevaring af persondataoplysninger meget alvorligt.

12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

Ja.
Du har altid ret til:
a) Indsigt om hvilke data Frandsen Fotografi ApS har om dig
b) At korrigere personoplysninger som Frandsen Fotografi ApS har om dig, således at de er korrekte og ajourførte.
c) At få slettet alle persondata, vi er i besiddelse af om dig og/eller dit barn.

Du kan henvende dig her: https://www.frandsenfotografi.dk/kontakt/

Frandsen Fotografi ApS forbeholder sig retten til at nægte sletning af data, såfremt det bryder bogføringsloven, eller du har en uafklaret økonomisk sag.

Du har mulighed for at klage over Frandsen Fotografi ApS’s behandling af dine oplysninger til vores kundeservice på foto@frandsenfotografi.dk eller tlf. 27 20 27 06, samt til Datatilsynet.

13. Hvem videregiver vi oplysningerne til? (Underdatabehandlere)

• Vi benytter os af Visma E-Conomic A/S som leverandør af regnskabsprogram til fakturering regnskab.
• Vi benytter os af leverandører til håndtering af onlinebetalinger. Dette foregår krypteret.
• Billeder videregives til de skoler, der har indgået en aftale med Frandsen Fotografi ApS om fotografering af deres respektive elever og medarbejdere.
• Såfremt der ikke betales for en bestilt vare, sendes den pågældende kundes personoplysninger videre til et inkassobureau, med henblik på opkrævning af det skyldige beløb. Dette dog først efter lovpligtige rykkere.
• Frandsen Fotografi ApS benytter sig af et eksternt trykkeri til levering af printede billeder samt årsbog.
• Frandsen Fotograf ApS interne/eksterne IT-udviklere, som har adgang qua deres berøring med vores administrative systemer og webshop.
• Frandsen Fotografi ApS får hostet hjemmeside hos en underdatabehandler.
• Frandsen Fotografi ApS har en backup server stående hos en underdatabehandler.

14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

Ja. i.flg gældende lovgivning.

15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

Nej!